見積から入金までに発生する書類の種類

製品・商品・サービスなどの取引(見積から入金にいたるまで)の際には、様々な書類が発生します。業種や規模、会社によって発生する書類の種類は異なりますが、代表的なものをまとめてみましょう。

(1)見積書:発注(予定)者からの依頼を受けて、または注文を促す目的から、受注(予定)者が発注(予定)者に対して、製品・商品・サービスなどの数量・単価・納期・支払方法などの取引条件を提示する書類です。発注(予定)者はこれを見て、注文の是非を検討します。

(2)発注書(注文書):発注が決まったときに、その意志を明確にするために発注者が作成し、受注者に提出する書類です。必要な取引条件等も明記されることが通常です。

(3)発注請書(注文請書):発注を正式に受けることを発注者に伝えるために、受注者が作成・提出します。

(4)納品書:製品・商品・サービスなどを納品する際に、通常同時に発注者に手渡す、受注者が作成する書類です。何をいつ、どれだけ納品したかがわかるように作成します。

(5)検収書:納品物に問題がなかったときに、発注者が受注者に対して提出します。この受領をもって、請求書の作成に入る会社もあります。

(6)請求書:製品・商品・サービスなどの代金を発注者に請求するために、受注者が作成します。納品内容・金額・支払方法・支払期限などを記載します。

(7)領収書:発注者からの代金を受け取ったことを証明するために受注者が作成し、発注者に提出します。通常は、これをもって一連の取引は完了となります。

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